Power BI prinaša poslovno prednost

S pomočjo storitve Manistream Power BI je naša stranka Publicis Group izboljšala učinkovitost poslovanja na podlagi jasne predstavitve poslovnih informacij (na razumljiv in sprejemljiv način), pomembnih za sprejemanje poslovnih odločitev ter z velikim prihrankom časa.

Cilji

• Prihranek časa, preprost dostop do podatkov, učinkovitejša komunikacija v ekipi in med ekipami.
• Centralizacija podatkov in enostavno razumevanje vpogledov (insights) z le nekaj kliki.
• Dostop do podatkov in poročil tudi prek mobilnih naprav in tablic.
• Poenotenje načina poročanja za države, ki so del Publicis Group Južna Evropa.
• Dobro obveščenost vseh ključnih deležnikov organizacije.

Pristop

• Opredelitev vpogledov in relevantnih meril, do katerih želi stranka dostopati preko analitike in poročil (stranka je podala primere poročil, ki so se uporabljala do tedaj).
• Opredelitev vseh poslovnih procesov in njihova analiza, da bi se določili ključni procesi, ki bodo zajeti s projektom.
• Opredelitev interne politike upravljanja podatkov (opredeljeno je mesto shranjevanja podatkov, vidik varnosti in zasebnosti).
• Opredelitev najboljšega načina vizualizacije in modeliranja podatkov za čim boljši prenos podatkov s strani Mainstreamove ekipe.
• Uvedba orodja Power BI in modeliranje podatkov.

Rezultati

• Uporaba Power BI orodja in vnaprej določenih poročil, ki jih je ustvarila strokovna ekipa Mainstream, so podjetju omogočili hiter dostop do podatkov ter analize le z nekaj kliki.
• Power BI je omogočil tudi t. i. drilldown analizo, ki ustvarja hierarhijo podatkov (od splošnega k posebnemu).
• Inteligentni vpogledi na dosegu roke: podatki so povezani in vizualizirani na način, da oseba, ki jih bere in analizira, ne izgublja časa z ročnim iskanjem in s kategorizacijo podatkov.
• Komentarji se lahko podajo neposredno znotraj orodja, na samih poročilih, ter se označi ustrezne osebe in od njih zahteva več podatkov, kar pospešuje in poenostavlja komunikacijo.

Globalna agencija za marketing in komunikacije Publicis Groupe je ugledna francoska multinacionalna družba s tradicijo dolgo skoraj eno stoletje. Pod svojim okriljem uspešno združuje več agencij, številne uspešne blagovne znamke, med katerimi so še posebej znana imena, kot so Leo Burnett, Saatchi & Saatchi, Publicis, Starcom, Zenith in druge. Publicis Group Srbija je del Publicis Group – Jugovzhodna Evropa (SEE).

Glede na to, da podjetje zaposluje vrhunske strokovnjake in se ponaša tudi z dobro razvitim in kakovostnim vodstvenim kadrom, je zelo dobro razumelo sugestijo podjetja Mainstream in hitro tudi samo zaznalo prostor za izboljšave na področju poročanja in poenostavljanja procesov, prihranitve časa ter povečanja produktivnosti z uvedbo novega orodja in sistema poročanja.

Začetek sodelovanja s podjetjem Publicis Group – Jugovzhodna Evropa

Podjetje Publicis Groupe SEE je uporabljalo svoje metode za mesečno poročanje, ki je potekalo na popolnoma korekten in ustrezen način. Uporabljale so se napredne funkcije Excelovih datotek, pri čemer je vsaka datoteka vsebovala po nekaj deset megabajtov.

Junija 2019 se je IT-direktor podjetja Publicis Groupe SEE seznanil z možnostjo ustvarjanja vnaprej določenih poročil v orodju Power BI, storitev, ki ga v okviru svojega portfelja ponuja Mainstream.

Power BI je orodje za poslovno obveščanje (business intelligence), ki skozi podatke omogoča hiter in preprost vpogled v trenutno stanje poslovanja. Na podlagi intuitivnega vmesnika in možnosti, ki jih nudijo posebej oblikovana in vnaprej določena poročila, lahko z le nekaj kliki vidite, v kateri fazi je vsak od vaših poslovnih procesov, mapirate trende in nastavite novo strateško smer za prihodnost.

Idejo o uvedbi orodja Power BI je navdušeno sprejel tudi IT-direktor podjetja Publicis GroupeSEE Damir Jović. Idejo je predstavil Branislavu Lončarju, CFO podjetja Publicis, ki je hitro prepoznal vrednost orodja in pomen podpore podjetja Mainstream, in tako se je začelo naše uspešno sodelovanje. Že na samem začetku sodelovanja je podjetje Publicis GroupeSEE opredelilo svoje zahteve in izrazilo svoja pričakovanja.

Specifične zahteve Publicis Group SEE

Da bi ustvarili enotno rešitev oziroma da bi Mainstream, kot strokovni partner, lahko opredelil vrste poročil, ki bodo podjetju Publicis Group SEE olajšala poslovanje in optimizirala obstoječe procese, je bilo najprej treba zabeležiti vse izzive in zahteve stranke.

Publicis Group Južna Evropa obsega sedem držav. Primarni fokus so bila finančna poročila, zasnovati je bilo treba način, kako naj bodo ta jasna in pregledna, s poudarkom na vrhovni management, ki sicer nima veliko časa za poglobitev v podatke. V poročilih se na primer primerjajo doseženi dobički s predvideni dobički, različni KPI-ji; tu so tudi analize zadnjih meril v povezavi z makroekonomskimi kazalniki, razdelitev po regijah na podlagi uspešnosti poslovanja itd.

Stranka Publicis Group SEE si je želela:

• Prihraniti čas in združiti podatke glede na to, da je obstajalo veliko število virov podatkov.
• Vzpostaviti relacije med podatki oziroma opredeliti način njihovega modeliranja, da bi bili predstavljeni vizualno ter da bi lahko prenašali jasne podatke.
• Centralizirati podatke in zagotoviti hiter dostop do relevantnih vpogledov s samo nekaj kliki.
• Omogočiti dostop do podatkov tudi prek mobilnih naprav in tablic.
• Poenotiti način poročanja za vse organizacije, ki so del Publicis Group Južna Evropa.
• Omogočiti dobro obveščenost znotraj organizacije, tako na horizontalni kot na vertikalni ravni.
• Izboljšati hitrost in učinkovitost komunikacije ekipne in med ekipne komunikacije, ki se nanaša na podatke in poročanje.

Opredelitev idealne rešitve: vnaprej določena poročila v orodju Power BI

Ko smo popisali vse izzive in specifične zahteve stranke Publicis Group SEE, smo pristopili k opredelitvi velikosti projekta in njegove specifikacije.

Glede na to, da Mainstream modelira podatke, torej ustvarja poročila na podlagi podatkov strank, so bili medsebojno zaupanje, kot tudi popolna predanost in preglednost od ključnega pomena, Da bi končni rezultat zadovoljil vse potrebe stranke,

Opredelitev idealne rešitve in njena implementacija so predvidevali proces, ki je vključil naslednje faze:

• Opredelitev poslovnih procesov, ki bi jih bilo treba temeljito analizirati, in njihov opis.
• Opredelitev procesov, ki bodo zajeti s projektom (tj. natančno določanje procesov, ki se bodo uporabljali za začetno analizo).
• Prioritizacija procesov (če je treba izboljšati več različnih procesov).
• Razprava o vpogledih, ki jih stranka potrebuje, tj. seznam vpogledov, ki bi morali biti preprosto dostopni prek analitike.
• Analiza primerov poročil, ki jih stranka trenutno uporablja.
• Razprava o relevantnih metrikah, ki so za stranko pomembne v okviru poročanja.

V takšnih projektih določitev vseh virov podatkov in odločitev o vrsti podatkov, ki se bodo uporabljali, o njihovi velikosti, vrsti infrastrukture, na kateri se bodo shranjevali itd, vedno predstavljajo izziv. Končni rezultat pa je precej odvisen od kakovosti podatkov, ki jih stranka poda ter od volje stranke, da Mainstream kot strokovnega partnerja seznani z vsemi osnovami svojega poslovanja.

Na temelju sodelovanja in svojih relevantnih izkušenj strokovna ekipa podjetja Mainstream podaja predlog, kako se lahko prikažejo ključne informacije oziroma kateri bi bil najboljši način modeliranja podatkov v orodju Power BI, tako da se podatek lahko čim jasneje prenese in je obenem lahko dostopen vsem, ne glede na to, kako veliko je njihovo razumevanje podatkov.

Torej, podatki se v orodju ne prikazujejo v njihovi surovi obliki, vendar se klasificirajo in modelirajo. Ustvarjen model podatkov se nato kontekstualizira in formulira vpoglede. Power BI pridobiva podatke iz več različnih virov, nato pa jih organizira v inteligentne vpoglede, ob tem pa jim podaja jasno razumljivo, interaktivno vizualno obliko v obliki grafikonov in drugih grafičnih prikazov, kot so paneli (dashboards), ki jih človek lahko interpretira v trenutku.

Power BI omogoča tudi t. i. drilldown analizo: na podlagi hierarhije podatkov in njihovi kategorizaciji lahko stranka uporablja interaktivni infografik in se ob tem lahko spusti vse do ravni posamezne končne stranke. Možna je še bolj granulirana analiza, npr. pogledati, koliko projektov je pri tej stranki, kakšno je sodelovanje s stranko, kakšne so metrike, ki kažejo uspešnost vsakega posameznega projekta itd. Power BI omogoča pot od splošnega k posameznemu, torej vse do zadnje iteracije.

Učinkovitost Mainstreamovih poročil v okviru orodja Power BI glede na specifičen primer podjetja Publicis Group SEE

Prehod na nov sistem dela je običajno izzivalen proces, vendar je situacija z orodjem Power BI nekoliko drugačna. Microsoft je resno šel korak naprej pri ustvarjanju tega intuitivnega in preprostega izdelka, ki podpira integracije, uvoz in izvoz podatkov.

Kot smo že omenili, se je ekipa strokovnjakov podjetja Publicis Group SEE v svojem delu zanašala na Excel in napredne funkcije tega programa. Še ena pozitivna stran orodja Power BI je v tem, da omogoča popolno integracijo Excela, kar pomeni, da se obstoječa poročila in modeli podatkov lahko preprosto prenesejo v vizualne plošče, brez potrebe po tem, da zaposleni izgubljajo čas za učenje novih aplikacij ali tehnologij.

Poleg tega so poročila, ki jih je ustvaril Mainstream za Publicis Groupe SEE, v celoti odgovorila na vse njihove zahteve.

Učinkovitost je izboljšana z velikim prihrankom časa in maksimalno optimizacijo načina komunikacije in sodelovanja. Podatki so zdaj jasno predstavljeni na razumljiv in sprejemljiv način, poleg tega pa so tudi trenutno dostopni tako prek računalnika kot tudi prek mobilnih naprav in tablic. Preglednost Excelovih podatkov prek mobilnih naprav ni bila najboljša, z uvedbo Power BI orodja pa so poročila zdaj dodatno prilagojena manjšim zaslonom.

Stranki ni bilo več treba brez potrebe zapravljati časa za interpretacijo podatkov, in so svojo pozornost in trud lahko usmerili tja, kjer je to bilo bolj potrebno – da jasno razumejo inteligentne vpoglede, analizirajo položaj in sprejmejo informirane odločitve za prihodnje korake.

Poleg tega je bila omogočena tudi samodejna uporaba določenih poročil med projektom za različne namene. Na primer, vizualizirani podatki so se lahko le z nekaj kliki hitro izvozili neposredno v predstavitve PowerPoint za četrtletno načrtovanje; poenostavljena poročila pa so se lahko enako preprosto delila preko SharePointa uporabnikom, ki ne potrebujejo podrobnih analiz preko Power BI.

---

Zahvaljujemo se podjetju Publicis Groupe SEE za zaupanje. Ponosni smo, da je tretje svetovno komunikacijsko podjetje prepoznalo podjetje Mainstream kot zaupanja vrednega strokovnega partnerja, in da so zelo zadovoljni s končnimi rezultati našega sodelovanja.

Izkušnje so pokazale, da pogosto potencial orodja Power BI ostane neizkoriščen samo zato, ker stranke niso dovolj podrobno obveščene o možnostih, ki jih ponuja. Zato tesno sodelujemo s podjetji in smo jim na voljo za vsa možna vprašanja.

Vas zanima, kako lahko orodje Power BI pomaga vašemu podjetju in kakšna poročila ustvarja strokovna ekipa Mainstreama? Kontaktirajte z nami na business@mainstream.rs.