Power BI daje poslovnu prednost

Uz Mainstream Power BI uslugu, klijent Publicis Groupe je poboljšao efikasnost poslovanja uz veliku uštedu vremena kroz jasno predstavljanje poslovnih informacija (na razumljiv i prijemčiv način) bitnih za donošenje odluka.

Ciljevi

• Ušteda vremena, jednostavan pristup podacima, efektnija timska i međutimska komunikacija
• Centralizacija podataka i lako razumevanje uvida (insights-a) u nekoliko klikova
• Pristup podacima i izveštajima i preko mobilnih uređaja i tableta
• Unificiranje načina izveštavanja za zemlje koje su deo klastera Southern Europe
• Dobra informisanost svih ključnih aktera organizacije

Pristup

• Definisanje uvida i relevantnih metrika kojima klijent želi da ima pristup kroz analitiku i izveštaje (klijent daje primere izveštaja koji su do tada korišćeni)
• Definisanje svih poslovnih procesa i njihova analiza kako bi se odredili oni procesi koji će biti zahvaćeni projektom
• Utvrđena interna politika upravljanja podacima (definisano mesto skladištenja podatka, definisan security i privacy aspekt)
• Mainstream daje predlog oko najboljeg načina vizualizacije i modelovanja podataka kako bi se informacija što bolje prenela
• Uvođenje Power BI alata i modelovanje nad podacima

Rezultati

• Uz Power BI i predefinisane izveštaje koje je kreirao stručni tim Mainstream-a, omogućen brz pristup podacima i analiza u svega par klikova
• Power BI omogućava tzv. drilldown analizu koja kreira hijerarhiju podataka (od opšteg ka specifičnom)
• Inteligentni uvidi na dohvat ruke: podaci su uvezani i vizualizovani tako da osoba koja ih posmatra i analizira ne mora da gubi vreme manuelno tražeći i kategorišući podatke
• Moguće je ostaviti komentare direktno unutar alata, na samim izveštajima, te označiti odgovarajuće osobe i od njih zatražiti više informacija, što ubrzava i pojednostavljuje komunikaciju
• Moguće je ostaviti komentare direktno unutar alata, na samim izveštajima, te označiti odgovarajuće osobe i od njih zatražiti više informacija, što ubrzava i pojednostavljuje komunikaciju

Publicis Groupe je globalna agencija za marketing i komunikacije koja pod svojim krovom objedinjuje više agencija iz Publicis Groupe, ugledne francuske multinacionalne kompanije sa tradicijom od gotovo jednog veka.

Publicis Groupe Srbija je sastavni deo Publicis Groupe – Southeast Europe (SEE) i obuhvata mnoge uspešne brendove među kojima su i poznata imena poput Leo Burnett, Saatchi & Saatchi, Publicis, Starcom, Zenith i druge.

Budući da je u pitanju kompanija koja ima vrhunske stručnjake, dobro razvijen i kvalitetan menadžmentski kadar, uz sugestiju kompanije Mainstream, Publicis Groupe SEE prepoznala je da postoji prostor za poboljšanje u domenu izveštavanja, te da je moguće pojednostaviti procese, uštedeti vreme i povećati produktivnost uvođenjem novog alata i sistema izveštavanja.

Početak saradnje sa Publicis Groupe – Southeast Europe

Kompanija Publicis Groupe SEE koristila je svoje metode za mesečno izveštavanje i to je radila sasvim korektno i propisno. Korišćene su napredne funkcije Excel fajlova, pri čemu je svaki fajl sadržao po nekoliko desetina megabajta.

U junu 2019. godine, IT direktoru kompanije Publicis Groupe SEE je iskomunicirano da Mainstream u sklopu svog portfolija sada nudi i kreiranje predefinisanih izveštaja u okviru alata Power BI.

Power BI je business intelligence alat koji Vam omogućava da kroz podatke brzo i jednostavno sagledate trenutno stanje Vašeg poslovanja. Zahvaljujući intuitivnom interfejsu i mogućnosti koje nude posebno skrojeni i predefinisani izveštaji, moguće je da u svega nekoliko klikova vidite u kojoj fazi se nalazi svaki od Vaših procesa, te da mapirate trendove i podesite novi strateški kurs za budućnost.

Budući da se odgovornom Damiru Joviću IT direktoru kompanije Publicis Groupe SEE ideja o uvođenju Power BI alata u organizaciju dopala, informaciju je prosledio Branislavu Lončaru CFO-u koji je prepoznao vrednost alata i podrške kompanije Mainstream, te je tako otpočela saradnja.

Na samom početku saradnje, kompanija Publicis Groupe SEE je iznela svoje zahteve i očekivanja.

Specifični zahtevi Publicis Groupe SEE

Kako bi se kreiralo jedinstveno rešenje, odnosno kako bi Mainstream kao stručni partner definisao vrste izveštaja koji će kompaniji Publicis Groupe SEE olakšati poslovanje i optimizovati postojeće procese, najpre je bilo potrebno popisati sve izazove i zahteve klijenta.

Klaster Južne Evrope u okviru Publicis Groupe kompanije obuhvata sedam zemalja. U primarnom fokusu bili su finansijski izveštaji, te je trebalo osmisliti način kako da oni budu jasni i pregledni sa akcentom na top menadžment koji nema previše vremena da se udubljuje u podatke. U izveštajima se recimo upoređuje ostvarena zarada sa predviđenom zaradom, različiti KPI-evi; tu se nalaze analize poslednjih metrika u odnosu na makroekonomske pokazatelje, podela po regionima na osnovu uspešnosti poslovanja, i sl.

Klijent Publicis Groupe SEE je želeo da:

• Uštedi vreme i objedini podatke, budući da postoji veliki broj izvora podataka
• Uspostavi relacije između podataka, odnosno da se osmisli način njihovog modelovanja kako bi bili predstavljeni vizuelno i prenosili jasnu informaciju
• Centralizuje podatke i dobije brz pristup relevantnim uvidima u samo nekoliko klikova
• Ostvari mogućnost pristupa podacima i preko mobilnih uređaja i tableta
• Unificira način izveštavanja za sve organizacije koje su deo klastera Južne Evrope
• Omogući dobru informisanost unutar organizacije, kako na horizontalnom, tako i na vertikalnom nivou
• Poboljša brzinu i efikasnost timske i međutimske komunikacije koja se tiče podataka i izveštavanja

Definisanje idealnog rešenja: predefinisani izveštaji u okviru Power BI alata

Nakon što su popisani svi izazovi i specifični zahtevi klijenta Publicis Groupe SEE, sledi definisanje veličine projekta i njegova specifikacija.

S obzirom da Mainstream modeluje podatke, odnosno kreira izveštaje na osnovu podataka klijenata, veoma je važno da postoji uzajamno poverenje, kao i potpuna posvećenost i transparentnost kako bi krajnji rezultat zadovoljio sve potrebe klijenta.

Definisanje idealnog rešenja i njegova implementacija podrazumevaju proces koji se sastoji iz nekoliko faza:

• Definisanje poslovnih procesa koje bi trebalo dubinski analizirati i njihovo opisivanje
• Odlučivanje o procesima koje će projekat obuhvatiti (tj. preciziranje onih procesa koji će se koristiti za inicijalnu analizu)
• Prioritetizacija procesa (ukoliko je potrebno unaprediti više različitih procesa)
• Diskusija o uvidima koji su klijentu potrebni, tj. popisivanje uvida koji bi trebalo da budu lako dostupni kroz analitiku
• Analiza primera izveštaja koje klijent trenutno koristi
• Diskusija o relevantnim metrikama koje su za klijenta važne u sklopu izveštavanja

U ovakvim projektima, uvek je izazov definisati sve izvore podataka, odlučiti o vrsti podataka koji će se koristiti, njihovoj veličini, vrsti infrastrukture na kojoj se skladište podaci i sl. Od kvaliteta informacija koje klijent pruži i njegove volje da sprovede Mainstream kao stručnog partnera kroz osnove svog poslovanja zavisi i krajnji rezultat.

Na osnovu saradnje i svog relevantnog iskustva u industriji, stručan tim kompanije Mainstream daje predlog kako da se ključne informacije mogu prikazati, odnosno koji bi bio najbolji način modelovanja podataka u alatu Power BI tako da se informacija što jasnije prenese i bude lako dostupna svima, bez obzira na to koliki je njihov nivo razumevanja podataka.

Dakle, podaci se u okviru alata ne prikazuju u njihovom sirovom obliku, već klasifikuju i modeluju. Kreiran model podataka se zatim kontekstualizuje i formuliše u uvide. Power BI povlači podatke iz više različitih izvora, a zatim ih organizuje u inteligentne uvide, dajući im pritom jasno razumljivu, interaktivnu vizuelnu formu u vidu grafikona i drugih grafičkih prikaza poput panela (dashboards) koje čovek može da interpretira u trenutku.

Power BI omogućava i tzv. drilldown analizu: zahvaljujući hijerarhiji u podacima i njihovoj kategorizaciji, klijent može da koristi interaktivni infografik i spuštajući se sve do nivoa pojedinačnog krajnjeg klijenta. Moguće je ići još granularnije sa analizom, pa pogledati koliko se projekata nalazi na tom klijentu, kakva je saradnja sa klijentom, kakve su metrike koje pokazuju uspešnost svakog pojedinačnog projekta, itd. Dakle, Power BI daje mogućnost da se ide od opšteg ka pojedinačnom, odnosno sve do poslednje iteracije.

Efikasnost Mainstream izveštaja u okviru Power BI alata za specifičan slučaj kompanije Publicis Groupe SEE

Prelazak na novi sistem rada je uobičajeno izazovan proces, ali je situacija sa Power BI alatom ipak malo drugačija. Microsoft je zaista otišao korak dalje kada je reč o kreiranju ovog intuitivnog i jednostavnog proizvoda koji podržava integracije, import i export podataka.

Kao što smo pomenuli, tim stručnjaka kompanije Publicis Groupe SEE se u svom radu oslanjao na Excel i napredne funkcije ovog programa. Dodatna pozitivna strana alata Power BI je u tome što omogućava potpunu integraciju Excel-a, što znači da se postojeći izveštaji i data modeli mogu lako preneti u vizuelne panele, bez potrebe da zaposleni gube vreme na učenje novih aplikacija ili tehnologija.

Osim toga, izveštaji koje je Mainstream kreirao za Publicis Groupe SEE su u potpunosti odgovorili na sve njihove zahteve.

Efikasnost je poboljšana uz veliku uštedu vremena i maksimalno je optimizovan način komunikacije i saradnje. Informacija je sada bila jasno predstavljena, na razumljiv i prijemčiv način, a pored toga je i trenutno dostupna kako preko računara, tako i preko mobilnih uređaja i tableta. Sa Excel podacima, preglednost preko mobilnih uređaja nije bila najbolja, a sada su kreirani Power BI izveštaji dodatno prilagođeni manjim ekranima.

Klijent više nije morao da uzaludno troši vreme na interpretaciju podataka, već je dobio prostora da usmeri svoj trud tamo gde je to zaista i potrebno – da jasno sagleda inteligentne uvide, analizira situaciju i donese informisanu odluku za buduće korake.

Osim toga, omogućeno je automatsko korišćenje definisanih izveštaja tokom projekta u različite svrhe. Na primer, vizualizovani podaci su se u svega nekoliko klikova sada lako mogli eksportovati direktno u PowerPoint prezentacije kvartalnog planiranja; uprošćeni izveštaji mogli su se jednako lako podeliti putem SharePoint-a onim korisnicima koji nemaju potrebu za detaljnu analizu kroz Power BI.

---

Zahvaljujemo se kompaniji Publicis Groupe SEE na poverenju. Ponosni smo što je treća svetska komunikaciona kompanija prepoznala Mainstream kao stručnog partnera od poverenja, te što su veoma zadovoljni krajnjim rezultatima naše saradnje.

Iskustvo je pokazalo da često potencijal Power BI alata ostane neiskorišćen samo zato što klijenti nisu dovoljno detaljno informisani o mogućnostima koje nudi. Zbog toga blisko radimo sa kompanijama i stavljamo im se na raspolaganje za sva moguća pitanja.

Interesuju Vas na koji način Power BI alat može da pomogne Vašoj kompaniji, te kakve sve izveštaje kreira stručni tim Mainstream-a? Kontaktirajte nas na business@mainstream.rs.