Shadow IT: Neprijatelj iz senke ili prilika za unapređenje poslovanja?

Shadow IT je izvor rizika, ali i mnogo više od toga – to je ilustracija ambijenta u kome IT timovi ne osluškuju realne potrebe zaposlenih po pitanju utilizacije tehnoloških alata. Problem korišćenja nekorporativnih uređaja i servisa stoga ne treba posmatrati isključivo sa aspekta potencijalnog curenja ili krađe podataka već i kao priliku za razvoj produktivnosti, unapređenje procesa i stvaranje vrednosti od podataka.

Shadow IT: uzroci i rizici

Ako zaposlenima nisu obezbeđeni korporativni servisi za brži i jednostavniji rad, oni će ih samostalno primeniti. Primera radi, mnogi zaposleni koriste alate za razmenu fajlova kao što je Drobox, stvarajući time velike bezbednosne rizike. Da nije reč o po-jedninačnim „buntovnicima” koji krišom instaliraju aplikacije bez znanja IT-ja, dokazuje statisitka – prema Gartneru, velike kompanije troše između 30% i 40% svog tehnološkog budžeta na shadow IT.

Istraživanja pokazuju da IT timovi nemaju ni približno tačne uvide u servise koji se koriste u njihovim kompanijama. Po podacima State of SaaSOps ankete, broj SaaS aplikacija na korporativnim mrežama je tri puta veći od procene IT-ja. Posledice ovakavog stanja su kontinurani rizik i stvaranje nepotrebnih troškova.

Zaposleni koji nisu edukovani o bezbednosnim rizicima, mogu ugroziti poverljive informacije tako što će ih izložiti malveru i drugim sajber pretnjama. Već stešnjeni IT budžeti još se više smanjuju troškovima aplikacija čije korišćenje nije neophodno ili im se mogu naći isplativije alternative. Pored toga, različite verzije neautorizovanih softvera mogu stvoriti probleme sa kompatibilnošću i smanjiti efikasnost međutimske kolaboracije. Za IT menadžere je važno da razumeju da se ovo stanje mora menjati, ali i da se u njemu mogu otkriti prilike za stvaranje vrednosti koja počiva na kolaboraciji i deljenju podataka.

Nova perspektiva: Shadow IT ima stratešku vrednost

Kada zaposleni instaliraju neku aplikaciju koju im kompanija nije obezbedila, time šalju indirektnu poruku:„ želimo da efikasnije radimo svoj posao i našli smo za to način.” IT menadžeri trebalo bi da saslušaju ove poruke i izvagaju prednosti alata koji se koriste u odnosu na portencijalne rizike. Kako bi mogućnost rizika svela na minimum, shadow aplikacijama trebalo bi obezbediti legalno „IT državljanstvo”. U nastavku su neki od ključnih koraka na tom putu:

• Vidljivost je prioritet broj 1, a to znači otkriti i popisati sve aplikacije na korporativnoj mreži.
• Za unapređenje vidljivosti u okruženju gde se koristi dosta različith aplikacija, softvera i alata, automatizacija je ključna za transparentniju kontrolu pristupa po-dacima, u skladu sa definisanim polisama.
• Nakon što definiše i implementira administrativne korake, IT može da se fokusira na razbijanje data silosa – i stvaranje nove poslovne vrednosti. Neautorizovane aplikacije nisu međusobno integrisane i ne razmenjuju informacije. Kada se ovi podaci umreže, otvaraju se prilike za kreiranje centralizovane baze podataka i brži pristup relevantnim informacijama. Primera radi, aplikacija koju koristi marketing sektor potencijalno generiše korisne podatke za sektor prodaje. Treba istaći da in-tegracija podataka sa različitih shadow aplikacija može da bude veliki izazov i obuhvata brojne faktore poput spoznaje samih podataka i njihove forme (da li je reč o struktuiranim ili nestrukturanim podacima), odabira pravnog pristupa i tehnologija za data transformaciju.

Ne zaboravite zakonske regulative

Strateško korišćenje shadow IT-ja nije put ka anarhiji. Rizičnim aplikacijama i aplikativnom haosu treba reći „ne”. Kada je reč o podacima, kompanije ne bi smele da za-postave zahteve regulativa kao što su GDPR i Zakon o zaštiti podataka o ličnosti. Da biste ispunili zahteve ovih propisa, neophodno je da uspostavite adekvatan data go-vernance – upravljanje tokovima podataka koje obezbeđuje brz i jednostavan pristup podacima, kao i informacijama u kojim se sve izvorima nalaze.

Podizanje svesti o važnosti poslovnih podataka 

Svaka tehnološka inicijativa, pa tako i transformacija shadow IT-ja, mora biti pre svega usmerena na biznis. A obzirom da biznis obuhvata ljude, njhove preferencije i način rada, zaposlene treba motivisati da se edukuju o značaju podataka i održavanju njihove bezbednosti u kompanijskom okruženju. Reč je, dakle ne samo o administrativnom, već i o kulturološkom procesu.

Iskustvo uči da je, kada je reč o upravljanju podacima, podrška menadžmenta jedan od stubova uspeha. Kako bi lideri kompanija uvideli važnost efikasnog upravljhanja podatcima, potrebno im je predstaviti rizike, ali i male pobede ostvarene na putu ka data transformaciji. Na istoj liniji uspeha je eliminacija kompleksnosti koja proizilazi iz različitih izvora podataka, interne frikcije, neadekvatnog razumevanja ciljeva i zahteva tržišnih i zakonskih regulativa, te strateško vođstvo za implementaciju data governance-a. Ukoliko vam je potrebna podrška u nekom od ovih aspekata, naši data konsultati su tu da vas posavetuju.