Power BI предоставя предимство

Благодарение на услугата ни Mainstream Power BI нашият клиент – Publicis Groupe ЮИЕ, подобри ефективността на бизнеса и спести много време благодарение на ясното, разбираемо и ангажиращо визуализиране на бизнес информацията, необходима за вземането на решения.

Цели

• Спестяване на време, лесен достъп до данни и по-ефективна комуникация в рамките на екипа и между отделните екипи
• Централизиране на данните и лесно разбиране на получените прозрения само с няколко щраквания
• Достъп до данни и отчети чрез мобилни устройства и таблети
• Уеднаквяване на методите за докладване за страните от клъстера Южна Европа
• Добра информираност на всички най-важни членове на организацията

Подход

• Дефиниране на прозрения и съответни показатели, до които клиентът иска да има достъп чрез анализи и отчети (клиентът предоставя примери за отчети, които са били използвани досега)
• Дефиниране на всички бизнес процеси и техния анализ, за да се определи кои от тях ще бъдат включени в проекта
• Създаване на вътрешна политика за управление на данните (определяне на място за съхранение на данните заедно с всички аспекти на сигурността и поверителността)
• Mainstream прави предложение за най-добрия начин за визуализиране и моделиране на данните, за да се предаде информацията възможно най-добре
• Въвеждане на инструменти Power BI и моделиране на данни

Резултати

• С помощта на Power BI и предварително дефинирани отчети, създадени от експертния екип на Mainstream, е осигурен бърз достъп до данни и анализ само с няколко щраквания
• Power BI дава възможност за т.нар. дълбочинен (drill-down) анализ, който създава йерархия на данните (от общи към специфични)
• Интелигентни прозрения на една ръка разстояние: данните се импортират и визуализират, така че лицето, което ги наблюдава и анализира, да не губи време в ръчно търсене и категоризиране на данни
• Вече е възможно да оставяте коментари директно в инструмента и върху докладите, да отбелязвате съответните лица и да ги молите за повече информация, което ще ускори и опрости комуникацията

Publicis Groupe е глобална маркетингова и комуникационна агенция, която обединява няколко агенции от Publicis Groupe, реномирана френска мултинационална компания с почти вековна традиция.

Publicis Groupe Сърбия е неразделна част от Publicis Groupe – Югоизточна Европа (ЮИЕ) и включва много успешни марки, включително добре познати имена като Leo Burnett, Saatchi & Saatchi, Publicis, Starcom, Zenith и други.

Като компания с отлични експерти, добре развит и висококачествен управленски персонал, благодарение на предложенията, предоставени от Mainstream, Publicis Groupe ЮИЕ осъзна, че има място за подобрение в областта на отчетността и че е възможно да се опростят процесите, да се спести време и да се увеличи производителността чрез въвеждане на нови инструменти и системи за докладване.

Начало на сътрудничество с Publicis Groupe – Югоизточна Европа

Publicis Groupe ЮИЕ използваше свои собствени методи за месечно отчитане, като го правеше съвсем правилно и в съответствие с нормативната уредба. Те използваха разширени функционалности на файловете в Excel, като всеки файл съдържаше десетки мегабайти данни.

През юни 2019 г. ИТ директорът на Publicis Groupe ЮИЕ беше информиран, че Mainstream предлага и създаването на предварително дефинирани отчети в рамките на инструмента Power BI като част от своето портфолио.

Power BI е инструмент за бизнес анализиране, който ви позволява бързо и лесно да видите текущото състояние на вашия бизнес чрез наблюдение на данни. Благодарение на интуитивния интерфейс и възможностите, предлагани от специално пригодени и предварително дефинирани отчети, е възможно само с няколко щраквания да разберете на какъв етап се намира всеки от вашите процеси, както и да очертаете тенденциите и да зададете нов стратегически курс за бъдещето.

Тъй като Дамир Йович, отговорният ИТ директор на Publicis Groupe ЮИЕ, хареса идеята за въвеждане на инструментите Power BI в организацията, той препрати информацията на Бранислав Лончар, главен финансов директор, който разпозна ползата от инструментите и подкрепата на Mainstream, и сътрудничеството започна.

В самото начало на сътрудничеството Publicis Groupe ЮИЕ представи своите изисквания и очаквания.

Специфични изисквания на Publicis Groupe ЮИЕ

За да се създаде уникално решение, т.е. за да може Mainstream като експертен партньор да дефинира видовете отчети, които да улеснят бизнеса на Publicis Groupe ЮИЕ и да оптимизират съществуващите процеси, първо беше необходимо да се изброят всички предизвикателства и изисквания на клиента.

Южноевропейският клъстер в рамките на Publicis Groupe ЮИЕ включва седем държави. Основният фокус беше върху финансовите отчети и трябваше да се измисли начин те да бъдат ясни и кратки, като се наблегне на висшия мениджмънт, който не разполагаше с твърде много време да се задълбочава в данните. Например, отчетите сравняват реализираните приходи с прогнозните, както и различни ключови показатели за ефективност. Съществуват и анализи на последните данни във връзка с макроикономическите показатели, разделение по региони въз основа на бизнес резултатите и др.

Клиентът на Publicis Groupe ЮИЕ искаше да постигне следното:

• Спестяване на време и консолидиране на данните, тъй като са налице голям брой източници на данни
• Установяване на връзки между данните, т.е. разработване на начин за тяхното моделиране, за да бъдат представени визуално и да предават информация по ясен начин
• Централизиране на данните и получаване на бърз достъп до съответните отчети само с няколко щраквания на мишката
• Възможност за достъп до данните чрез мобилни устройства и таблети
• Уеднаквяване на начина на отчитане за всички организации, които са част от южноевропейския клъстер
• Осигуряване на добра информация в рамките на организацията, както по хоризонтала, така и по вертикала
• Подобряване на скоростта и ефективността на комуникацията в рамките на екипа и между екипите по отношение на отчетите и данните

Определяне на идеалното решение: предварително дефинирани отчети в рамките на инструмента Power BI

След като бяха изброени всички предизвикателства и специфични изисквания на Publicis Groupe ЮИЕ, следва определянето на размера на проекта и неговите спецификации.

Тъй като Mainstream моделира данни, т.е. създава отчети въз основа на данните на клиентите, от съществено значение е да има взаимно доверие, както и пълна ангажираност и прозрачност, за да може крайният резултат да отговаря на всички нужди на клиента.

Определянето на идеалното решение и неговото прилагане е процес, който се състои от няколко фази:

• Дефиниране на бизнес процесите, които трябва да бъдат анализирани в дълбочина, и тяхното описване
• Вземане на решение относно процесите, които ще бъдат включени в проекта (т.е. определяне на процесите, които ще бъдат използвани за първоначалния анализ)
• Определяне на приоритетите на процесите (ако няколко различни процеса изискват подобрение)
• Обсъждане на типа прозрения, от които се нуждае клиентът, т.е. изброяване на прозренията, които трябва да бъдат лесно достъпни чрез анализа
• Анализ на примерни отчети, използвани понастоящем от клиента
• Обсъждане на съответните показатели, които са важни за клиента, като част от процеса на отчитане

При подобни проекти винаги е предизвикателство да се определят всички източници на данни, да се вземе решение за вида на данните, които ще се използват, техния размер, вида на инфраструктурата, на която се съхраняват данните, и т.н. Крайният резултат също така зависи и от качеството на информацията, предоставена от клиента, и от неговото желание да преведе Mainstream като професионален партньор през основните елементи на своя бизнес.

Въз основа на сътрудничеството и съответния опит в бранша експертният екип на Mainstream предлага как да се визуализира ключова информация или какъв би бил най-добрият начин за моделиране на данните в Power BI, така че информацията да се предаде възможно най-ясно и да стане лесно достъпна за всички, независимо от нивото им на разбиране на данните.

В резултат на това данните в инструментите не се показват в суров вид, а се класифицират и моделират. Създаденият модел на данните след това се контекстуализира и формулира в прозрения. Power BI извлича данни от редица различни източници и след това ги организира в интелигентни прозрения, като им придава ясно разбираема, интерактивна визуална форма чрез диаграми или други графични представяния, като например информационни табла, които човек може да разтълкува мигновено.

Power BI дава възможност и за т.нар. дълбочинен анализ – благодарение на йерархията на данните и тяхното категоризиране клиентът може да използва интерактивната инфографика и да „слезе“ до нивото на отделния краен клиент. Възможно е анализът да бъде още по-подробен, да се разгледа колко проекта изпълнява този клиент, как върви сътрудничеството с него, какви са показателите, които показват успеха на всеки отделен проект и т.н. Power BI предоставя възможност да се премине от общото към индивидуалното, т.е. от общото към последното издание.

Ефективността на отчетите на Mainstream в рамките на инструмента Power BI за конкретния пример от практиката на Publicis Groupe ЮИЕ

Преминаването към нова система обикновено е труден процес, но ситуацията с инструментите Power BI е малко по-различна. Microsoft наистина е направила стъпка напред, когато става въпрос за създаването на този интуитивен и опростен продукт, който поддържа интегриране, импортиране и експортиране на данни.

Както споменахме, екипът от експерти на Publicis Groupe ЮИЕ разчита на Excel и неговите разширени функционалности в работата си. Допълнителна положителна страна на Power BI е, че той позволява пълна интеграция с Excel, което означава, че съществуващите отчети и модели на данни могат лесно да бъдат прехвърлени към визуалните панели, без да е необходимо служителите да губят време за разучаване на нови приложения или технологии.

Освен това, отчетите, които са създадени от Mainstream за Publicis Groupe ЮИЕ, отговарят напълно на всички техни изисквания.

Ефективността се повиши и беше спестено много време, а начинът на комуникация и сътрудничество бе оптимизиран максимално. Информацията вече е ясно представена по разбираем и ангажиращ начин. Освен това в момента тя е достъпна както за настолни компютри, така и за мобилни устройства, включително телефони и таблети. В Excel данните не бяха толкова видими на мобилни устройства, но отчетите в Power BI вече са допълнително адаптирани към по-малки екрани.

Клиентът вече не трябва да губи време в тълкуването на данни и може да съсредоточи усилията си там, където наистина са необходими – да види ясно интелигентните прозрения, да анализира ситуацията и да вземе информирано решение за бъдещи стъпки.

Освен това стана възможно автоматичното използване на дефинираните отчети по време на проекта за различни цели. Например, визуализираните данни вече могат да се експортират директно в презентации за планиране в PowerPoint само с няколко щраквания. Опростените отчети могат и да се споделят също толкова лесно чрез SharePoint за онези потребители, които не се нуждаят от подробен анализ чрез Power BI.

---

Благодарим на Publicis Groupe ЮИЕ за оказаното доверие. Горди сме, че третата по големина комуникационна компания в света разпозна Mainstream като професионален и надежден партньор и че са много доволни от крайните резултати от нашето сътрудничество.

Опитът показва, че често потенциалът на инструментите Power BI остава неизползван само защото клиентите не са информирани достатъчно подробно за възможностите, които той предлага. Ето защо ние работим в тясно сътрудничество с компаниите и сме на тяхно разположение за всякакви възможни въпроси.

Интересува ли ви как инструментът Power BI може да помогне на вашата компания и какви отчети се създават от експертния екип на Mainstream? Свържете се с нас на business.bg@mainstream.bg